Notion, una herramienta para impulsar la productividad de tu equipo de trabajo

Notion es un software para tomar notas y gestionar proyectos que ha sido diseñado para que los equipos de trabajo de una organización o empresa puedan coordinar de manera sencilla sus tareas, plazos y objetivos, con mayor eficiencia y así aumentar la productividad.

Ciertamente, existen diversas aplicaciones que te ayudan a mantenerte en contacto con tu equipo, a estar atento a las fechas de entrega y tomar notas. Pero, seguramente, te habrás preguntado si existe una forma de lograr sincronizar todas estas tareas, para facilitarte el trabajo.

Pues te contamos que existe Notion, una plataforma que te permite tener todo en un solo lugar, tal como tú lo quieres y necesitas.

Este es un sitio de trabajo que se define como una multiplataforma por su versatilidad, a pesar de que su presencia visual es bastante minimalista. Y por si fuera poco, es totalmente gratuita.

Notion
Notion app

Te preguntarás ¿Qué es Notion?

Notion es un software que se crea para satisfacer la necesidad que todos tenemos de unificar las aplicaciones de gestión en un solo sitio de trabajo virtual colaborativo, en donde se puedan generar de manera rápida y eficaz notas y documentos, que todos los miembros de una misma comunidad, puedan visualizar, discutir, corregir o ampliar.

Notion es perfecto para utilizarlo como:

  • Base de conocimientos y soporte para la organización personal,
  • Adecuado para compartir información con el equipo.
  • Escribir notas, ideas, documentos, guías, procedimientos, listas, calendarios, plazos, imágenes, plantillas, bases de datos, fórmulas.

Notion tiene todo lo que necesitas para ser productivo, organizar y compartir.

Usar Notion es fácil y gratuito, de hecho puedes usarlo en todos los dispositivos empezando con un plan gratuito que ya es completo y, dependiendo de tus necesidades, puedes decidir pasar a uno de los planes de pago disponibles divididos en:

  • Personal.
  • Pro.
  • Team.
  • Enterprise.

La parte más complicada, en nuestra opinión, es la personalización inicial que hay que dar a la herramienta, pero, una vez que entiendas la lógica, no podrás prescindir de ella.

Veamos a continuación todos los detalles de esta herramienta y la mejor manera de utilizarla.

Notion
Notion

Otras ventajas de utilizar esta herramienta

Notion ofrece otra serie de características que la convierten en una aplicación más que imprescindible para tus proyectos.

A continuación te mencionamos algunas de ellas.

  • Utilízala con o sin conexión a internet.
  • Tenla tanto en tu PC como en tu móvil, pues tiene una gran capacidad de sincronización.
  • Importa cualquier archivo, ya sea un documento en Word, PDF, notas e incluso tableros de Trello.
  • Comparte tus documentos en Evernote, Trello, GoogleDrive y muchas otras aplicaciones.
  • Ancla a tus redes sociales y otras plataformas para tener acceso directo a contenido específico en Instagram, YouTube o Twitter.
  • Emplea todos sus beneficios gratuitamente y crear la cantidad de bloques que quieras. Solo debes tomar en cuenta que puedes incorporar 5 colaboradores y que los archivos que subas no pueden ser mayores a 5 MB.
  • Si tienes una, empresa y necesitas más que esto, puedes optar por el plan pago, el cual ofrece más beneficios.

¿Hacia quién está dirigida Notion?

Notion puede ser empleada por cualquier persona que se encuentre en la necesidad de optimizar su planificación y requiera un organizador de tareas. Incluso lo puedes utilizar si solo quieres dejar de ser desorganizado.

La verdad es que puedes usar Notion en casi cualquier ámbito de tu vida. Si eres estudiante, puedes tomar notas y manejar un calendario de trabajos y exámenes.

Para los freelancers y creativos es una herramienta imprescindible, porque está orientado principalmente para controlar facturas, avanzar proyectos, organizar el trabajo, entre muchas otras cosas.

Notion para las empresas

Como ya hemos dicho, Notion está muy enfocado hacia las personas, pero una herramienta con todas estas prestaciones no se iba a quedar para el uso individual, pues sería desperdiciar sus alcances.

Notion cuenta con una serie de características que al aplicarse en una organización van a ayudar con la optimización de muchos procesos.

Pensando en esto, al igual que Whatssapp que cuenta con su versión bussiness, Notion decidió crear una cuenta empresarial, a la que puedes acceder a través de una suscripción que tiene dos modalidades, mensual o anual. Esta cuenta añade características que te ayudarán a que el trabajo dentro de tu empresa colaborativa sea más rápido y fluido.

¿Qué planes ofrece esta aplicación?

Notion para empresas tiene un costo mensual de 8 $ por cada miembro de tu equipo, también puedes comunicarte con un agente de ventas y pedir un presupuesto que se ajuste a tu Empresa. Esto te permitirá a ti y a tu equipo el acceso a programas administrativos.

También cuenta con el plan gratuito como te comentamos al principio, pero si lo deseas puedes pagar 4 $ mensuales y optar por la opción prémium de uso personal.

Cómo utilizar Notion

Aunque hay muchas plantillas divididas en categorías, Notion parece un contenedor que hay que llenar. Es como tener una base de Lego vacía con muchos ladrillos al lado con diferentes funciones.

La base es la hoja en blanco, mientras que los ladrillos son todos los bloques que puedes añadir a tu hoja para organizar y gestionar la información.

La barra lateral izquierda:

Contiene la información principal, la configuración, la búsqueda, las páginas y las subpáginas (que se dividirán en privadas y compartidas en función de los espacios de trabajo que hayas iniciado)

La parte central:

El núcleo de la información que se encuentra en la página abierta en cada momento

El menú de la parte superior derecha:

Son funciones que hacen referencia a la página individual.

Páginas de nociones

Cuando se crea una nueva página en Notion, se puede elegir entre dos macrocategorías (dos tipos que pueden estar relacionados entre sí)

  • un documento “clásico” con función de editor. Que es útil para escribir, añadir contenido multimedia, tomar notas, hacer guías, etc.;
  • una base de datos, es decir, un conjunto de datos estructurados. Se trata de una colección de información que responde a una lógica común y que puede gestionarse con diferentes vistas, filtros, fórmulas o propiedades.

Si nunca has utilizado Notion

Empieza por las páginas clásicas para que te dé tiempo a familiarizarte con el sistema de bloques, el formato y la gestión de las columnas para subdividir mejor la información. Algo que debes tomar en cuenta es que esta plataforma por ahora no cuenta con el idioma español, por lo que tendrás que manejarla en inglés, lo que te daría una excusa para aprender un poco más que lo básico de este idioma.

Qué puedes hacer dentro Notion

Ya te hemos dicho algunas de las funciones más útiles de esta maravillosa app. Estamos seguros de que una de sus principales ventajas es su gran versatilidad y la posibilidad de personalizar contenido.

Sin importar a que te dediques, esta app te ofrece muchas formas de utilizarla. Aquí te explicaremos un poco cómo sacarle el mayor provecho a Notion para gestionar tus proyectos.

Notion
Notion

Crea una agenda

Puedes crear una agenda bien sea diaria o semanal, esto te ayudará a optimizar tu tiempo. También te permitirá medir cuál ha sido tu progreso. Estas opciones están diseñadas para ayudar a las personas a enumerar y priorizar sus tareas.

Genera bases de datos

Las bases de datos son fundamentales para realizar cualquier tarea, con Notion puedes crearlas y además te permite categorizar, estructurar y visualizar la información según te convenga. De igual manera te permite tener páginas independientes para cada base de datos. Lo que resulta fantástico, ya que nunca se te mezclará la información.

Puedes crear dos tipos de base de datos dentro de esta plataforma:

  1. IncLine: esta se genera como un bloque en la página en la que estés trabajando, así que la verás junto a la información que tengas dentro de la página de Notion.
  2. Fullpage: con esta forma se creará una página totalmente nueva para la base de datos. Por lo que podrás verla de forma independiente. Si originaste una base Online y la quieres ver de manera independiente, puedes cambiar su configuración a una Fullpage.

Calendarios

Con ellos puedes ayudar a optimizar el tiempo y ver de forma clara tus metas a corto, mediano y largo plazo. Como en muchas otras aplicaciones se te mostrarán los días festivos, eventos y tareas que tengas pendientes.

Crear Cuadros de mando o Dashboard

Esto te permite tener toda la información necesaria en un solo lugar, y agruparla de la forma que tú desees, podrás acceder a estos datos en tiempo real, con lo que podrás asignar las tareas a tu equipo de manera más rápida, también ayudará en la toma de decisiones y a reaccionar con mayor rapidez en tu negocio.

Notion app
Notion

Hojas de ruta

Son documentos en los que puedes representar el ciclo de desarrollo de algún producto, es una herramienta que te permite comunicar estrategias, objetivos específicos y generales. Y con Notion las puedes crear de manera sencilla.

Como te has dado cuenta, estas herramientas son muy útiles. Notion es definitivamente la mejor opción para trabajar dentro de un espacio virtual. Te ayuda a optimizar la organización de tu empresa o equipo de trabajo e incluso resulta útil a la hora de tomar decisiones y por si fuera poco la puedes vincular a otras aplicaciones o herramientas de productividad como lo son Asana y Trello. ¿Te animas a probarlo?

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