La mayoría de nosotros pasamos muchas horas del día en la oficina, entre escritorios, sillas más o menos cómodas y ordenadores siempre encendidos. Las oficinas suelen ser incoloras y grises, amuebladas, sin preocuparse por el estilo y la elegancia del mobiliario. En las oficinas flexibles es radicalmente diferente.
Trabajar en entornos flexibles tiene efectos positivos en la salud psicofísica de los trabajadores, porque fomenta la creatividad y el entusiasmo imprescindibles para ser productivos y eficientes.
En los últimos años, tras la difusión del smart working, está surgiendo un nuevo concepto que está llamado a mejorar la calidad de vida de los trabajadores: se trata de la idea de sentirse en la oficina como en casa, a través de las oficinas flexibles.
Se acabaron los entornos lúgubres, desnudos, descuidados e incómodos
Por fin, se ha comprendido que, para ser eficientes y estar motivados, los trabajadores necesitan trabajar en espacios bonitos, luminosos y con muchas comodidades en el mobiliario. Una oficina bien amueblada y acogedora, quizá adornada con detalles elegantes, mejora el estado de ánimo, estimula la concentración y fomenta la creatividad y el espíritu de cooperación entre compañeros.
Crear una oficina «employee friendly» significa conciliar los aspectos puramente funcionales, ligados a las necesidades prácticas del trabajo, con los estéticos, dedicados al bienestar de los empleados. Para ello, hay muchas soluciones: entornos de espacios abiertos, salas de descanso con mobiliario, como sofás, sillones y cojines, rincones de bar y, en algunos casos, incluso gimnasios. Una tendencia del momento hace posible esta pequeña pero importante revolución: el diseño flexible.
Diseño flexible: espacios abiertos y zonas de relax para el bienestar de los empleados
Una oficina acogedora, cuyo objetivo es la salud mental y física de los empleados, es un entorno dinámico en el que trabajar, pasear libremente, hablar con los compañeros y disponer de zonas de relax en la que puedas usar tu ordenador portátil.
El diseño flexible es la respuesta adecuada a estas necesidades, ya que permite configurar las oficinas según las necesidades del momento. Gracias a tabiques, paneles y mobiliario que pueden moverse y retirarse fácilmente, las oficinas se redefinen cada cierto tiempo en función de las tareas del día.
El concepto fundamental del diseño flexible es el de espacio abierto
La oficina es un espacio muy amplio que puede modificarse y subdividirse rápidamente y sin esfuerzo.
Tras la experiencia del trabajo inteligente, se comprobó que, en la oficina, a los empleados les gusta mantener su intimidad y sentirse “protegidos” mientras trabajan. Pero, al mismo tiempo, no quieren aislarse por completo de su entorno. El diseño flexible responde a esta necesidad, ya que hace un uso extensivo de elementos de separación que solo cubren parcialmente la zona en la que trabajan los empleados.
Wifi y paneles acústicos
Basta con unos pocos elementos bien hechos: un mobiliario cómodo, un escritorio agradable, una buena conexión wifi y paneles acústicos para amortiguar el ruido de fondo. Todo ello sin delimitar completamente la zona de trabajo. Si eres diseñador, por ejemplo, podrás realizar tus ilustraciones en tu ordenador.
Puestos de trabajo compartidos
Los espacios abiertos basados en la idea del diseño flexible también incluyen puestos de trabajo compartidos. Se trata de zonas amuebladas con mobiliario adecuado como mesas espaciosas, sillas ergonómicas y paneles acústicos, perfectas para trabajar solo o en compañía.
En las oficinas diseñadas de este modo, se prescinde de la antigua y tradicional sala de reuniones
Cada puesto de trabajo puede transformarse temporalmente en una zona dedicada a debatir temas relacionados con el trabajo: todo lo que se necesita para delimitar la sala son paredes móviles. Pueden modularse en función del número de participantes, y mesas encajables, que pueden configurarse como se desee. Una vez terminada la reunión, se puede volver rápidamente al puesto de trabajo anterior.
En la oficina open space no puede faltar una zona de relajación
Un espacio enteramente dedicado al bienestar de los empleados, con la presencia de sillones, sofás y rincones de bar. En estos “salones”, los empleados pueden conversar con sus colegas y mantener fructíferos intercambios de ideas.
Un entorno organizado de este modo, bonito, sereno y “cálido”, favorece el bienestar psicofísico de los empleados, haciéndoles más productivos, generosos y abiertos al diálogo.
Biofilia y espacios verdes
Se sabe que el contacto con la naturaleza es regenerador. Estar rodeado de bellos espacios verdes infunde paz, alegría de vivir y estimula la imaginación. Al fin y al cabo, no debería sorprendernos: el ser humano tiene una tendencia innata a sentirse atraído por el mundo de la naturaleza. Esta propensión a centrar nuestro interés en el mundo natural se ha denominado biofilia, que literalmente significa “amor a la vida”.
El contacto con la naturaleza disminuye los estados de ansiedad, estrés y agresividad. Por eso, en los últimos tiempos se tiende cada vez más a integrar elementos del mundo vegetal en el lugar de trabajo.
Además de incorporar hermosas plantas, los jardines verticales son otra de las tendencias del momento para organizar el espacio verde de la oficina. Los jardines verticales son muy estéticos y agradables al tacto, características que generan sensación de bienestar y alivian el estrés. El uso de muros verdes también es muy útil para separar espacios y mejorar la calidad del aire, otro factor que contribuye al bienestar mental y físico de los empleados.
Pero la apelación al mundo de la naturaleza también puede conseguirse a través de otras medidas esenciales para la ecologización de las oficinas. En mobiliario, es aconsejable preferir materiales naturales en colores terrosos y diversos tonos de azul y verde. Que recuerdan las delicadas tonalidades del agua y tienen un excelente poder calmante.
También conviene aprovechar al máximo la luz natural. Con grandes ventanales y paredes acristaladas, y aprovechar los espacios exteriores para las pausas del mediodía y las reuniones.
La importancia de una buena iluminación
Una oficina con grandes ventanales y buena luz natural influye en el estado de ánimo, hace que uno se sienta tranquilo y estimula la creatividad. La luz natural es regeneradora y no cansa la vista; en cambio, debe complementarse con iluminación artificial para garantizar una buena visibilidad en los días grises y en las horas más oscuras.
La elección de la iluminación técnica requiere mucho cuidado: debe ser homogénea y equilibrada, sin crear reflejos ni deslumbramientos molestos. Desde este punto de vista, es preferible utilizar luces LED, que ahorran energía y proporcionan una iluminación eficaz.
En general, las distintas zonas de trabajo de una oficina requieren diferentes tipos de iluminación. En los puestos de trabajo con escritorio, no siempre es necesaria una iluminación específica, pero si la luz general es insuficiente, deben añadirse lámparas de pie.
También se puede utilizar una lámpara para iluminar el monitor del ordenador. Pero hay que tener cuidado de no apuntar nunca hacia la cara o la pantalla.
En cambio, en los espacios de paso, como los pasillos, no es necesaria una iluminación constante, que además resultaría demasiado cara. En este caso, basta con instalar sensores de movimiento que solo enciendan la luz cuando pasen personas.
Oficina agradable para el trabajador: acústica y cabinas telefónicas
El ruido es siempre una fuente de estrés y hace imposible la concentración, lo que repercute negativamente en la calidad del trabajo; por eso la oficina debe ser un lugar tranquilo y silencioso.
En un entorno diáfano, el ruido puede amortiguarse con falsos techos, paredes y paneles divisorios, quizá incluso fonoabsorbentes; pero los jardines verticales también tienen el poder de amortiguar el ruido de fondo, favoreciendo la tranquilidad necesaria para trabajar con eficacia.
En una oficina grande, también es posible crear una zona protegida para que los empleados puedan hacer llamadas telefónicas sin ser molestados; basta con utilizar cabinas especiales -cabinas telefónicas- diseñadas para garantizar la intimidad, pero sin separar completamente al empleado de su entorno. Estas cabinas están insonorizadas, son de cristal o de paneles. Son muy cómodas, ya que están equipadas con útiles repisas para el PC o para tomar notas.
Oficina flexible: un concepto diferente
Para que los empleados se sientan realmente como en casa, los llamados puestos de trabajo informales son cada vez más populares. Atrás ha quedado la época de la silla y la mesa rígidamente dispuestas. Estas suelen ser muy incómodas.
Confort en la oficina: mesas regulables en altura
En las oficinas diáfanas, las mesas deben ser versátiles, diseñadas para adaptarse a las necesidades operativas. Pero también para favorecer el bienestar físico de los empleados, evitando el estrés y la fatiga innecesarios.
Los escritorios regulables en altura son una excelente solución para estas necesidades. Se prestan a las diversas tareas que deben realizarse en las oficinas y tienen ciertos beneficios para la salud de los empleados. Ya no tienen que agacharse cuando tienen que trabajar de pie. El uso de estos escritorios reduce la fatiga y todos los problemas asociados a las malas posturas, que incluyen trastornos musculares y articulares.
¿Cómo es tu espacio de trabajo? ¿Crees que puedes adaptar algunas de estas recomendaciones para que seas más productivo? Es esencial que trabajes cómodo tanto de pie como sentado, entonces, adecúa tu espacio, con un buen mobiliario. No esperes más y verás los resultados.