Cómo escribir una carta formal. La carta es un tipo de comunicación. Es un mensaje escrito por un ente llamado remitente o emisor, para ser enviado a otro, llamado receptor o destinatario. Puede ser de varios tipos o estilos, según por quien sea escrito y a quien vaya dirigido el mensaje.
Entre los estilos de carta están:
- Informal o coloquial: Es aquella dirigida a amistades o familiares, donde el lenguaje a utilizar es liviano, coloquial, ameno, propio de las partes que intervienen en la carta.
- Familiar: Es similar a la anterior, pero dirigida sólo a familiares. El lenguaje usado es más afectuoso.
- Formal: Es aquella correspondencia de índole laboral, institucional, profesional. Elaboradas a instituciones o por instituciones, o entre personas naturales.
- Muy formal: Este tipo de correspondencia, además de la formalidad en el lenguaje, también reviste de un trato distante entre el emisor y el receptor del mensaje.
- Informativa: Es la usada para dar aviso de cualquier evento de interés.
En estos tiempos actuales, donde la tecnología nos ha arropado, no son comunes las cartas para enviar por correo, ahora en su lugar están las redes sociales o las comunicaciones a través del dispositivo móvil.
Sin embargo, las cartas formales siguen ocupando un lugar privilegiado, y aunque se haya popularizado el envío a través de medios electrónicos, sigue manteniendo la formalidad en su redacción.
Es por ello que aquí te daremos unas sencillas pautas para que puedas realizar, sin mayores complicaciones, una carta formal adecuada a la necesidad que tengas.
La carta, comunicación escrita
La carta formal
Las cartas formales no son como las cartas coloquiales o las familiares. La formalidad de la carta la va a dar el lenguaje que se use en ella.
Las cartas formales son aquellas que se escriben para una persona fuera del entorno de familiares o amigos, generalmente a medios de comunicación, a una autoridad, o a empresas.
Un ejemplo de una carta formal sería: En una empresa familiar cuando un trabajador necesita realizar alguna solicitud, aunque tenga lazo consanguíneo con los dueños, debe realizarla de manera formal a través de una comunicación escrita dirigida a la persona encargada.
Por la naturaleza del texto de la carta formal, éstas son consideradas también como informativas, debido a que su razón de ser es la transmisión de una información.
Este tipo de comunicación es la usada con fines institucionales, laborales, profesionales, comerciales, educativos, políticos y/o financieros.
Se usa básicamente cuando las partes intervinientes (emisor y receptor) no se conocen o no son de confianza.
Características de una carta formal
Las cartas deben reunir una serie de características para distinguirse como formal.
El lenguaje debe ser formal, con un vocabulario acorde al tema, una buena sintaxis, sin caer en los extremos del lenguaje rebuscado, evitando las muletillas y expresiones propias del lenguaje informal.
Ya que la idea de la carta formal es causar una buena impresión ante el destinatario, se debe cuidar la ortografía de la misiva, así como la coherencia en la redacción y planteamiento de las ideas.
Podemos resumir sus características en:
- Un emisor o remitente y un destinatario o receptor.
- El lenguaje debe ser claro, preciso, conciso y respetuoso.
- El mensaje debe ser cortés y amable, ya que a través de la carta el emisor busca causar un impacto positivo en el receptor del mensaje.
- Los párrafos deben estar estructurados con frases cortas y diversas.
- El vocabulario a usar debe ser formal.
- No se usan abreviaturas.
- Se presta especial atención a la ortografía y los signos de puntuación.
- Se usan de elementos conectivos para enlazar oraciones y párrafos.
Elementos de la carta formal
El estilo en el que se va a escribir la carta dependerá del emisor, pero siempre respetando la estructura de la misma:
- Tiempo y lugar: Fecha del día en el que se escribe la carta, y el lugar desde donde se hace. Esto puede ir al margen derecho o izquierdo, según sea el estilo que se escoja.
- Encabezado: Se escribe por líneas:
- Nombre de la institución o persona a quien va dirigida la carta
- Cargo de la persona
- Presente. No es obligatorio, pero si usado según el estilo del remitente.
- Saludos: Saludar cortésmente al destinatario, manteniendo la formalidad.
- Introducción: En el primer párrafo se debe decir la finalidad de la misiva.
- Cuerpo: Desarrollo de la idea de la carta. En varios párrafos se debe hacer una exposición de los motivos que originaron la carta. Debe darse la información necesaria, con ideas bien hiladas, sin extenderse de más pero tampoco teniendo la brevedad como premisa.
- Despedida: En este párrafo se debe hacer un breve resumen de la idea principal de la carta, y una despedida amable. Generalmente, se hace en tercera persona.
- Firma: Al finalizar se debe cerrar la carta identificando al emisor, -nombre, cargo, número de identificación-, según corresponda.
Existen diversas opiniones en cuanto al lugar donde debe colocarse la fecha dentro de la carta. Hay quienes dicen que debe ser al comienzo y hay quienes difieren, y dicen que al final. Por lo general, estos son aspectos que van a ser definidos por el estilo al que se apegue el emisor de la correspondencia.
Debido a la impresión que se pretende causar en el destinatario, es importante que la carta sea redactada manteniendo un orden de ideas. Por esta razón, resulta conveniente preparar un borrador donde se haga un bosquejo de la información que se pretende transmitir, y así facilitar el desarrollo de las ideas.
Línea de tratamiento
Dentro de la formalidad de la correspondencia es conveniente saber el tratamiento a dar al destinatario, el cual dependerá de las posiciones jerárquicas de ambas partes. No es un aspecto de vital importancia, pero si necesario, como gesto de cortesía.
Señalaremos algunos de ellos:
- Excelencia: En las correspondencias dirigidas a entes gubernamentales al dirigirse tanto a los jefes de estado como a sus cónyuges. En las correspondencias eclesiásticas a los obispos.
- Excelentísimo(a) señor(a): Se usa al dirigirse a altos funcionarios del gobierno como: ministros, representantes del tribunal constitucional, presidentes de comunidades, capitanes generales del ejército, alcaldes, embajadores. También a autoridades académicas: presidentes académicos, rectores de universidades.
- Ilustrísimo(a) señor(a): Funcionarios públicos: presidentes de diputaciones, de capitales de provincias, diputados, senadores, delegados de hacienda. Alcaldes de ciudad, directores generales, gobernadores civiles. Académicos: directores de institutos y escuelas superiores.
- Señoría: Jueces y magistrados
- Majestad o Alteza Real: Reyes
- Santísimo padre: El Papa
- Eminencia: Los cardenales
- Don o doña: Personas de avanzada edad, que no manifiesten cargo alguno
- Señor(a): Generalmente, el más usado.
El lenguaje formal contempla el tratamiento de “Usted” como obligatorio, tanto en la forma escrita como verbal.
Casos en los que debe usarse el “Usted”:
- Personas desconocidas, sean del mismo nivel jerárquico o no
- Personas mayores
- Del mismo nivel jerárquico, pero de otra institución
Envío de la carta formal
Cuando esta correspondencia se hace llegar en forma física (no digital), debe ir correctamente doblada y en un sobre.
El sobre debe llevar la siguiente información:
- En la parte superior izquierda, deben ir los datos del remitente: dirección completa, (calle, número, ciudad, estado) y código postal.
- En el centro, los datos del destinatario: dirección de envío completa, para evitar el extravío de la correspondencia en el camino.
- El timbre fiscal o estampilla: Es el pago del impuesto correspondiente por el servicio de correo postal.
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